 |
| (Sumber Gambar: Redaksi Kuliah Al-Islam) |
KULIAHALISLAM.COM - Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPRD) Kota Bima, menyelenggarakan kegiatan sosialisasi kearsipan di masyarakat. Pada hari Senin, 31 Juli 2023. Waktu: 08:30 WITA - Selesai. Di lantai 3, Aula gedung Paruga To'i H. M. Nor A. Latif. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima (Depan Taman Ria). Dengan mengangkat Tema, "Sosialisasi Kearsipan Di Masyarakat" Lingkup Pemerintahan Kota Bima tahun 2023.
Tujuan diselenggarakannya kegiatan ini adalah untuk sosialisasi kepada masyarakat terkait pentingnya Kearsipan, prosedur dan teknik dalam mengarsip dokumen pribadi, keluarga, komunitas, organisasi dan instansi.
Hal ini, Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 8 ayat (3) bahwa pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota. Sebagai pencipta arsip masyarakat berkewajiban untuk menjaga arsip perseorangan dan arsip keluarga. Oleh karena itu, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima sebagai lembaga kearsipan daerah akan melaksanakan kegiatan sosialisasi kearsipan bagi masyarakat dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip.
Dalam sambutannya, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima. Melalui Kapala Dinas Arsip Bapak Ach. Fathoni. Beliau mengatakan bahwa, "Salah satu alasan pentingnya kita mengarsip dokumen adalah sebagai contoh; pada saat bapak/ibu mengurus saudara-saudari atau anak-anak nya yang mau menikah. Jadi, dengan adanya dokumen arsip maka bapak/ibu lebih mudah dalam mengetahui dan memahami, silsilah keturunan dari calon kedua keluarga yang berhajat. Lebih mudah garis silsilah kakek, nenek, bapak/ibu serta keluarga dekatnya. sehingga akan mudah dalam berinteraksi". Ucapnya
"Alasan lainnya, pentingnya kita menjaga dokumen atau mengarsip adalah sebagai contoh ketika pemerintah atau masyarakat ingin membuka bebaskan lahan dimanapun. Ketika ada dokumen-dokumen, surah menyurat dan catatan tertulis lainnya. Maka akan lebih mudah dalam mengurus segala keperluan yang kita butuhkan". Ujar tambahnya
Jadi, ketika ada sengketa perselisihan atau gugatan dari anggota keluarga, tetangga dan orang-orang lainya terkait sertifikat tanah, keabsahan status nikah, dokumen ijazah, akta kelahiran/kematian dan sebagainya. Kita bisa membuktikan di pengadilan, karena kita memiliki dokumen arsip tersebut.
Lebih lanjut, beliau menguraikan bahwa, "dengan adanya kita mengarsip dokumen-dokumen, misalnya terkait dokumen daerah adalah kita bisa mengetahui sejarah berdirinya sebuah daerah, nama-nama tokoh pemimpin daerah, walikota, dan bupati. Kita bisa tahu visi, misi, kebijakan dan pembangunan yang dilaksanakan selama masa kepemimpinan tokoh daerah tersebut. Serta, bisa tahu silsilah keturunan dari berbagai tokoh-tokoh pemimpin dan masyarakat setempat". Tutupnya
Narasumber kedua, dengan judul "Penataan Arsip Keluarga Secara Sederhana dan Strategi Pengelolaan Arsip Dinamis" disampaikan oleh: Ibu Hety Fitriaty. Beliau menjelaskan bahwa, "Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemda, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, ormas, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara".
Lebih lanjut, "Dalam pasal 72 (B) menyebutkan bahwa masyarakat berkewajiban untuk menjaga arsip perseorangan dan arsip keluarga". Lanjutnya, "Arsip keluarga adalah rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk kegiatan dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas/urusan keluarga".
Narasumber ketiga, dengan judul "Membangun Kesadaran Masyarakat Terhadap Pentingnya Pengelolaan Arsip" oleh: Ichwansyah, Kabid Pengelolaan Arsip-DPAD Kota Bima. Beliau mengatakan bahwa, "berbicara masalah arsip ini adalah sangat mudah diucapkan, tetapi sulit untuk diterapkan karena Arsip ini seperti benda dokumen yang tidak dianggap, cenderung dianggap remeh oleh kita semua masyarakat".
Arsip dokumen ini sangat diperlukan oleh setiap masyarakat, mulai dari kelahiran sampai kematian. Semua manusia membutuhkan dan mengurus arsip. Arsip sebagai dokumen, dan identitas pribadi dalam kehidupan berkeluarga, bermasyarakat dan bernegara. Jadi, pada dasarnya arsip/dokumen ini tidak hanya berkaitan dengan arsip keluarga, tetapi juga penting untuk ilmu pengetahuan, penelitian sejarah dan rekaman kegiatan.
"Jika kita kehilangan arsip, maka kita kehilangan sejarah. Karena itu, kita perlu untuk menjaga, menata dan merawat dokumen-dokumen untuk mengarsipkan secara tertib dan rapi". Tutup Beliau.
Acara kegiatan sosialisasi kearsipan ini berjalan lancar, khidmat dan dialogis antar penyelenggara narasumber dan peserta. Jumlah peserta yang hadir. Kurang lebih 100 peserta, dari berbagai perwakilan ketua-ketua RT dan RW, Karang Taruna, tokoh masyarakat dan tokoh pemuda di seluruh Kota Bima.
Adapun hasil dari kegiatan ini adalah di harapan kepada masyarakat akan lebih memudahkan dalam mengurus dan mengakses berbagai hal ketika berurusan dengan perangkat pemerintahan dimana ini memegang peranan penting.
Begitu juga bagi instansi, lembaga pemerintahan dan swasta dalam menjalankan kegiatannya, melihat pentingnya arsip dalam seluruh urusan yang berkaitan dengan kegiatan rencana, pengambilan keputusan, sumber informasi dalam rangka administrasi maupun birokrasi.